Návrh organizace veřejných akcí

Tým – aneb jeden za všechny, všichni za jednoho
Organizace určité akce by nikdy neměla spočívat na bedrech jediného člověka. Jak ale sestavit dobrý a spolehlivý tým schopný spolupráce? Zkuste to podle jednotlivých pozicí. Ve vašem týmu by měl být někdo, kdo:
·         umí komunikovat, shání kontakty
·         vyjasní cíle a vytyčí přibližný směr – „vůdce“
·         má týmového ducha a drží tým pohromadě
·         je svědomitý, pečlivý – „kontrolór“
·         dokáže učinit potřebné kroky, zrealizovat myšlenky

Takové rozvržení tvoří základní kostru. V závislosti na povaze Vašeho projektu můžete ubrat nebo přidat další pozice (specialistu na určitý obor, znalce podobných akcí…). Pokud máte tým, musíte domluvit jeho fungování.
Týmové schůze
Na týmových schůzích je dobré mít připravená jasná témata. „Vůdce“ se také může ujmout jakési moderace, která zajistí věcnou a stručnou diskuzi. Její jednotlivé body obecně zní:
·         určení místa a času akce
·         časový plán příprav (je dobré mít s sebou hotový seznam hlavních potřebných úkonů)
·         dělení rolí v rámci týmu
·         oslovení sponzorů, zisk financí
·         určení možných rizik (hledání řešení)
Půlka práce = propagace
I když bude Vaše akce perfektně zorganizovaná, máte za sebou jen polovinu úspěchu. Vaším cílem je také nalákat co nejvíce lidí, zajistit vstupenky, plakáty, letáky… Při těchto úkonech můžete využít online kalkulaci tisku. Samotný návrh letáků je možné prodiskutovat s odborníky na design. Je také potřeba vědět množství ať už lístků či plakátů. I to můžete s online kalkulací porovnat a dostat se přesně na cenu, kterou potřebujete. Každá změna parametru bude zohledněna a Vám vždy předem dána k nahlédnutí, abyste si svou objednávkou mohli být opravdu jisti a nečekalo Vás nepříjemné překvapení (tedy riziko nečekaně vysoké částky za plakáty můžete ze seznamu možných rizik vyškrtnout).

Pro určení množství lístků k tisku se dá využít předprodej, který ukáže, jak velký zájem dosud akce vzbudila. Pokud je číslo lístků prodaných již v předprodeji vysoké, nemusíte se bát také většího množství klasických lístků. Pokud je zájem nízký, je pravděpodobně potřeba zvýšit množství plakátů. Pro podporu akce se poté vyplatí využít i média jako např. místní rozhlas, rádio, noviny… Vše je jen na Vás a máte spoustu možností! Tak hodně štěstí a s chutí do plánování!